Keputusanku untuk bekerja full time remote di sebuah perusahaan konsultan agile terbesar di Indonesia membuatku mempelajari hal baru yakni manajemen proyek. Tak hanya mempelajari, tapi kami juga menerapkannya dalam keseharian pekerjaan kami yang bekerja secara remote.
Berbicara tentang manajemen proyek maka sangat berhubungan dengan proses dalam sebuah bisnis. Kalau proyek tidak dikelola secara efektif dan efisien maka hasilnya pun tidak menjadi optimal dan berimbas juga terhadap bisnis. Bukannya untung, eh malah jadi buntung!
Sebagaimana pernyataan dari Adrian McKnight, PMP, Program Director di Suncorp-Metway Ltd yang menyatakan bahwa,
“The delivery of business outcomes is realized through the success of projects, and in essence that is the way that project management strategies drive organizational success.”
Pernyataan tersebut memberikan petunjuk bahwa salah satu kunci kesuksesan dari sebuah bisnis adalah manajemen proyek yang berhasil, efektif, dan efisien.
Untuk membuktikan pernyataan Adrian McKnight akan aku ceritakan sebuah kisah sukses bagaimana sebuah perusahaan menjalankan transformasi bisnis dadakan dan mampu mengatasi imbas dari pandemi bahkan nilai sahamnya kini naik pesat.
Cerita ini bukanlah karangan, tapi ini kisah nyata berdasarkan paparan narasumber dalam webinar dan virtual awarding Indonesia Best Business Transformation 2021 yang diadakan oleh majalah SWA.
Apakah kamu penasaran? Yuk simak baik-baik cerita berikut ini!
Rahasia Kesuksesan Transformasi Bisnis Pyridam Farma Atasi Imbas Pandemi dan Melesat Lebih Pesat
Tahukah kamu perusahaan Pyridam Farma? Pyridam Farma adalah perusahaan farmasi multinasional yang telah berdiri selama 45 tahun.
Awal bisnis Pyridam Farma dimulai dengan mendistribusikan obat-obatan hewan. Sekarang Pyridam Farma telah memiliki lebih dari 200 SKU produk dengan variasi mulai dari obat resep, obat OTC (over the counter), peralatan medis, hingga produk dermatologi.
Ketika COVID-19 mulai melanda Indonesia, Pyridam Farma sempat mengalami imbasnya. Namun, Pyridam Farma tak tinggal diam begitu saja. Transformasi menjadi jawabannya.
Sebelum memulai transformasi, Pyridam Farma memiliki beberapa masalah sebagai berikut:
- Produk dan image perusahaan yang belum dikenal oleh publik sehingga membuat penjualan mengalami penurunan signifikan selama PSBB ketat. Penurunan penjualan mencapai angka 70%.
- Setiap pekerjaan/pengambilan keputusan memerlukan waktu lebih lama karena struktur organisasi yang kaku dan kurang efisien.
- Sistem IT atau proses yang masih tradisional dan tidak terintegrasi sehingga menyebabkan penyelesaian pekerjaan terhambat.
- Laporan penjualan dan keuangan yang dihasilkan belum real time.
Jika dilihat dari empat permasalahan tersebut maka sebagian besar masalahnya terletak pada masalah manajemen proyek yang kurang efektif.
Proses bisnis yang masih manual dan tidak terintegrasi memberikan imbas pekerjaan yang tidak efektif karena duplikasi/redundant, kemungkinan adanya human error besar, laporan penjualan dan keuangan belum berjalan secara real-time. Untuk pelaporan saja butuh waktu 10-15 hari.
Masalah tersebut tidak bisa didiamkan. Pyrida Farma pun memulai membangun pondasi dasar transformasi dengan merumuskan ulang empat pilar utama nilai-nilai perusahaan yaitu Profesional, Team Work, Inovasi, dan Agile.
Setelah siap dengan empat pilar utama tersebut, Pyrida Farma memulai perjalanan transformasi bisnisnya pada bulan April 2020. Gambaran perjalanan transformasi Pyrida Farma tergambarkan dalam gambar berikut ini.
Langkah awal yang dilakukan Pyridam Farma dalam bertransformasi dan menyesuaikan dengan peraturan ketat pemerintah yakni PSBB adalah dengan menjadwalkan WFH (work from home) dan WFO (work from office) bagi seluruh karyawannya.
Memasuki bulan Juni hingga bulan Juli 2020, Pyridam Farma mencoba meningkatkan kehadirannya di dunia digital dengan melakukan rebranding agar masyarakat lebih kenal dengan produk-produk dari Pyridam Farma.
Rebranding yang dilakukan adalah dengan meluncurkan Pyfahealth, sebuah platform online yang memungkinkan konsumen untuk bisa langsung membeli produk unggulan Pyridam Farma.
Selain itu, Pyridam juga ikut bermain memasarkan produknya secara digital dengan memanfaatkan e-commerce.
Nah, apa hasil dari rebranding yang dilakukan? Hasilnya adalah sejak diluncurkan pada bulan September 2020, penjualan produk Pyridam Farma secara online tumbuh dua digit setiap bulannya.
Langkah transformasi selanjutnya yang dilakukan Pyridam untuk mengatasi struktur organisasi yang kaku adalah dengan membuat program pendampingan karyawan dalam rangka menyusun KPI 2021 yang mengedepankan penilaian performance-based.
Pyridam Farma memfasilitasi karyawannya dengan sesi “KPI Clinic” dan program “KPI Agent” untuk konsultasi bersama fasilitator terkait penyusunan KPI.
Program tersebut berjalan mulai kuartal keempat tahun 2020 untuk semua karyawan Pyridam yang kini jumlahnya mencapai 900 orang.
Tak berhenti di situ, struktur organisasi yang kaku sehingga membuat pengambilan keputusan menjadi lambat perlu diubah.
Pihak manajemen pun menyusun ulang struktur organisasi dari yang mulanya terlalu banyak lapisan hierarkis menjadi lebih flat.
Harapan dari perubahan struktur adalah agar komunikasi bisa dengan mudah terjalin dan proses bisnis menjadi lebih agile mengikuti setiap tantangan bisnis.
Apakah karyawan puas dengan transformasi ini? Mengejutkan, sebanyak 84% karyawan puas dengan perubahan yang dilakukan.
Dalam era disrupsi ini perusahaan ditantang untuk menjadi lebih agile dalam merespon perubahan. Proses digitalisasi menjadi sebuah keharusan.
Itulah yang dilakukan Pyridam Farma, sudah tidak waktunya lagi menggunakan tools-tools manual dan tidak terintegrasi.
Maka langkah berikutnya yang dijalankan Pyridam Farma adalah memberikan investasi perangkat laptop sebanyak 200 unit laptop untuk karyawannya agar dapat bekerja di luar area kantor.
Tak hanya difasilitasi laptop saja, tapi juga difasilitasi alat kolaborasi online dan reporting untuk mengatasi keterbatasan pekerjaan di masa pandemi.
Nah, kalau dulu laporan masih manual, kini perusahaan melakukan migrasi sistem dan laporan yang tadinya on-premise server ke cloud. Teknologi cloud ini memungkinkan karyawan bisa mengakses laporan dengan aman dimana pun dan kapan pun.
Selanjutnya untuk menopang proses bisnis, Pyridam Farma membuat sistem terintegrasi dari hulu ke hilir secara komprehensif dengan bantuan teknologi agar semuanya mudah terlacak, mulai dari manufacturing, keuangan, sales & distribution, purchasing, report & dashboard, warehouse, dan human capital ke dalam Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis SAP.
Hal yang menarik adalah implementasi ERP ini dilakukan dalam kurun waktu empat bulan dimulai pada kuartal ketiga 2020.
Manfaat implementasi ERP ini adalah memberikan kemudahan untuk melakukan tracing atau analisis kinerja. ERP ini juga mampu menghilangkan duplikasi data yang disebabkan dari proses manual.
Adanya sistem dashboard dan reporting secara real-time yang dapat diakses langsung membuat manajemen dapat mengambil keputusan cepat dan berinovasi dengan lebih cepat pula.
Nah, dari upaya transformasi tersebut kira-kira bagaimana hasilnya? Luar biasa berikut ini hasilnya.
- Saham Pyridam Farma (PYFA) naik 500%.
- Labar bersih perusahaan naik 137%.
- Peningkatan rekrutmen karyawan 13%.
Kira-kira pelajaran apa yang bisa kamu ambil dari sini? Apa rahasia terbesar kesuksesan Pyridam Farma?
Dari cerita di atas bisa kita simpulkan bahwa transformasi bisnis dengan menggunakan manajemen proyek yang efektif dan efisien berbasis teknologi mampu memberikan perusahaan peningkatan yang pesat bahkan lebih dari 100%.
Digitalisasi atau Mati?
Pada tahun 2021 ini sejatinya perusahaan atau bisnis dihadapkan pada dua jenis disrupsi yakni disrupsi teknologi dan pandemi ini.
Adanya pandemi membuat setiap perusahaan berlomba-lomba mendigitalkan proses bisnisnya.
Digitalisasi atau mati bak jargon merdeka atau mati. Digitalisasi menjadi sebuah keharusan karena sekarang konsumen sangat menikmati kemudahan layanan yang bisa langsung diakses dari gadget mereka.
Digitalisasi tak sekedar hanya mengubah proses berkirim surat menggunakan email. Lebih dari itu?
Inti dari digitalisasi adalah mengubah proses bisnis yang tadinya manual menjadi digital.
Perusahaan akan mendapatkan banyak manfaat dari proses digitalisasi atau transformasi digital. Manfaat utama adalah tetap kokoh dan bertahan pada krisis sekalipun.
Manfaat lainnya adalah adanya teknologi bisa meningkatkan produktivitas karyawan, menciptakan culture yang lebih fleksibel dan memanusiakan karyawan, dan masih banyak manfaat lainnya.
Pentingnya Manajemen Proyek dalam Transformasi Bisnis
Melansir kutipan dari Project Management Institute bahwa menurut laporan dari Economist Intelligence menyatakan bahwa,
80% Eksekutif Global percaya bahwa memiliki manajemen proyek sebagai kompetensi inti membantu perusahaan mereka tetap kompetitif selama resesi.
Kini dengan semakin berkembangnya teknologi dan adanya pandemi ini membuat konsep masa depan sebuah pekerjaan akan berbeda sekali. Sebagaimana dijelaskan oleh riset Future of Work After COVID-19 dari McKinsey berikut ini.
Mari kita lihat tiga trend yang menjadi perhatian dalam hasil riset tersebut yakni Remote Work, Digitization, dan Automation.
Ke depannya Remote Work menjadi lebih digemari. Sebanyak 20-25% pekerja di ekonomi maju dapat bekerja remote lebih dari tiga hari untuk jangka panjang.
Ke depannya virtual meeting akan menjadi hal yang semakin lumrah sekalipun setelah pandemi selesai.
Selain virtual meeting, digitization yang ditunjukkan dengan transaksi virtual akan terus digemari. Mulai dari kemudahan membeli di e-commerce atau transaksi layanan lainnya secara virtual.
Riset dari McKinsey ini menunjukkan bahwa pertumbuhan e-commerce meningkat 2-5 kali lebih cepat dibandingkan sebelum pandemi.
Trend ketiga adalah Automation, pada hasil survey global pada bulan Juli 2020 terhadap 800 eksekutif menunjukkan bahwa mereka akan investasi besar-besaran pada teknologi automasi seperti Artificial Intelligence (AI) atau robotic.
Melihat tiga trend masa depan dunia kerja maka manajemen proyek sangatlah penting.
Pertama, terkait dengan remote work. Perusahaan yang menerapkan remote work memungkinkan memiliki karyawan dari belahan geografis manapun di dunia ini.
Lantas bagaimana mengelola mereka dan mengetahui proses kemajuan pekerjaan mereka? Jawabannya adalah dengan manajemen proyek.
Manajemen proyek menjadi salah satu jalan untuk mengontrol, mengelola, dan meningkatkan hasil proyek. Ketika resesi atau krisis seperti pandemi ini manajemen proyek menjadi sangatlah penting.
Para eksekutif mengatakan dengan mengikuti metode dan strategi manajemen proyek mampu mengurangi risiko proyek, memotong biaya, dan meningkatkan tingkat kesuksesan.
Lebih dari setengah eksekutif di the Economist Intelligence Unit report mengatakan bahwa menerapkan praktek manajemen proyek menjadi semakin penting terlebih ketika adanya resesi atau pandemi seperti ini.
Hasil laporan tersebut dibandingkan tahun 2007 adalah sebagai berikut:
- Sebanyak 40% responden menginvestasikan lebih banyak waktu dalam perencanaan proyek dan uji tuntas.
- Sebanyak 37% responden lebih sering melakukan tinjauan proyek untuk menilai risiko, milestone, dan keseluruhan nilai.
- Sebanyak 38% responden menjadi lebih sering mengukur hasil proyek baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
Strategi Sukses Transformasi Bisnis di Era Disrupsi dengan Aplikasi Manajemen Proyek Tomps
Masih ingat dengan cerita sukses transformasi bisnis secara singkat yang dilakukan oleh Pyrida Farma di atas? Apa kunci besarnya?
Kunci besarnya adalah mengalihkan proses manajemen proyek yang tadinya masih serba manual dan kurang terintegrasi menjadi lebih modern dengan teknologi dan terintegrasi.
Sekarang ini untuk tracing manajemen proyek tak perlu ribet lagi, tinggal buka smartphone ataupun layar laptop tercinta.
Ada satu aplikasi manajemen proyek karya anak bangsa yang mampu membantu perusahaan kamu bertransformasi dan mencapai kesuksesan yang diinginkan dengan manajemen proyek yang efektif dan efisien.
Wah, aplikasi apakah itu? Namanya adalah aplikasi manajemen proyek Tomps.
Tomps ini adalah aplikasi manajemen proyek berbasis mobile dan web karya anak bangsa hasil dari inkubasi produk digital PT. Telekomunikasi Indonesia.
Tomps lahir karena adanya latar belakang masalah di manajemen proyek yang membutuhkan efektivitas, kualitas, dan monitoring progress proyek pembangunan di lapangan.
Tomps punya misi besar yakni menciptakan impactful project management ecosystem di Indonesia dan mengoptimalkan potensi yang ada.
Bagaimana cara Tomps membantu perusahaan untuk mencapai business goal terbaiknya? Yuk, simak beberapa fiturnya dan manfaat yang akan perusahaan dapatkan.
Fitur Lengkap Manajemen Proyek dalam Satu Aplikasi Tomps
Berbicara tentang aplikasi manajemen proyek, maka hal pertama yang akan ditanyakan adalah fiturnya apa aja?
Nah, berikut ini fitur yang ada di aplikasi manajemen proyek Tomps.
1. Pantau Semua Proyek dengan All in One Dashboard
Dashboard Tomps ini ibarat beranda sosial media kita. Dalam dashboard ini kamu bisa memantau seluruh aktivitas proyek yang sedang berlangsung secara real-time.
Dashboard Tomps ini adalah all in one dashboard agar kamu bisa melihat laporan (reporting) dari keseluruhan proyek. Kamu bisa melihat seluruh aspek dari proyek seperti status proyek, nilai anggaran, target & Berita Acara Serah-Terima (BAST), jadwal penyelesaian, peta persebaran lokasi proyek, hingga jumlah user yang aktif.
Semua informasi tersebut dikemas dengan visualisasi menarik yang membuatmu tak merasa pusing.
2. Kontrol dan Pantau Setiap Status Proyek dengan Fitur Project
Rencanakan proyekmu dan apa yang menjadi prioritas untuk dikerjakan. Kamu bisa membuat kriteria parameter untuk proyekmu dan mengundang stakeholder untuk berkolaborasi dalam aplikasi Tomps. Sehingga tidak hanya kamu saja yang tahu progress proyek, tapi juga para stakeholder.
Dalam aplikasi Tomps ini kamu bisa melakukan project control dan project tracking pada setiap proyek yang sedang berjalan. Semuanya akan terlihat task atau tugas mana yang masuk dalam status initial, in progress, atau closing.
3. Dapatkan Transparansi Data dari Setiap Proyek dengan Fitur Report
Transparansi sangat penting dalam sebuah manajemen proyek. Kamu bisa melihatnya dalam fitur report. Status proyek kamu dari hulu ke hilir bisa kamu lihat secara real-time.
Kamu bisa melihat prosentasi realisasi dana proyek, jumlah proyek pada setiap status proyek, kurva realisasi dibandingkan dengan rencana yang bisa dilihat per satuan minggu.
Manfaat fitur ini adalah kamu bisa mengetahui apakah proyek kamu masih berada di jalurnya atau apakah ada yang bocor? Menariknya semua data selalu disajikan secara real-time.
4. Pantau Realisasi Anggaran Proyek dengan Fitur Project Cost
Anggaran proyek menjadi hal yang sangat perlu kita perhatikan. Jangan sampai anggaran proyek menjadi terlalu berlebihan atau ada kecurangan di dalamnya.
Kamu bisa menghindari kedua kondisi di atas dengan fitur project cost. Setiap individu dapat mengunggah bukti dari realisasi biaya proyek. Bahkan uniknya lagi terdapat fitur geo-maps yang dapat menunjukkan dengan akurat dimana bukti tersebut diunggah.
Fitur project cost ini tentu membuat pembelanjaan biaya proyek makin transparan sehingga kejadian kecurangan bisa diminimalisir bahkan dihilangkan.
11 Manfaat Aplikasi Manajemen Proyek Tomps
Dari empat fitur di atas manfaat apa saja yang akan dirasakan oleh pengguna aplikasi manajemen proyek Tomps ini?
Berikut ini manfaat yang akan kamu dapatkan ketika menggunakan aplikasi manajemen proyek Tomps;
- Mengelola semua proyek secara transparan, cepat dan real-time
- Memantau laporan inventory, kegiatan logistik, hingga penggunaan material proyek di lapangan.
- Meminimalisir bahkan menghilangkan praktek kecurangan di lapangan.
- Efisiensi sumber daya yang membantu menghemat anggaran proyek.
- Penyimpanan tak terbatas dengan fitur unlimited on-cloud.
- Seluruh laporan proyek saling terintegrasi.
- Bisa digunakan untuk membuat jadwal proyek yang berbeda-beda.
- Setiap user dapat melakukan update dan edit data proyek sesuai dengan CRUD (Create, Read, Upload, Download) yang dibutuhkan.
- Input proyek dapat dilakukan upload template secara massal.
- Parameter proyek dapat di-customize sesuai dengan kebutuhan.
- Semua jenis proyek yang menggunakan konsep end-to-end bisa menggunakan Tomps.
Sudah Siapkah Kamu Menyongsong Kesuksesan Bisnismu dengan Aplikasi Manajemen Proyek Tomps?
Belajar dari kisah Pyridam Farma menunjukkan bahwa manajemen proyek berbasis teknologi entah itu software ataupun aplikasi sangatlah penting.
Terbukti dengan menggunakan tools manajemen proyek membuat proses bisnis Pyridam Farma sangat efisien yang menghantarkan perusahaan mencapai target bisnisnya dan bahkan melebihinya.
Untuk kamu yang masih menimbang aplikasi manajemen proyek apa sih yang terbaik? Setelah membaca ulasan di atas bukankah kamu semakin yakin?
Kalau belum yakin, yuk tonton video percakapan Bedu dan Jepri tentang aplikasi Tomps.
Lihat juga apa kata mereka yang sudah menggunakan Tomps dalam video ini.
Wah, jadi semakin yakin bukan dengan Tomps karya anak bangsa yang perlu kita apresiasi. Nah, berikut ini paket yang tersedia dan bisa kamu pilih.
Masing-masing paket tersebut memiliki fitur yang berbeda. Adapun detail fiturnya dapat kamu lihat di sini.
Sudah siapkah bisnis kamu mencapai prestasi terbaiknya dengan aplikasi manajemen proyek Tomps? Tunggu apalagi, tidak ada waktu yang tepat untuk memulai menerapkan praktik manajemen proyek yang efektif kecuali sekarang.
Terapkan manajemen efektif dan raihlah hasil transformasi bisnis yang melesat lebih pesat bersama Tomps.
Referensi
Materi Presentasi Perusahaan Pyrida Farma di Webinar dan Virtual Awarding Indonesia Best Business Award 2021
Barlian, Jeihan K. 2021. Pyridam Farma Jalankan Transformasi Dadakan yang Sukses Atasi Imbas Pandemi. SWA. Mei. XXXVII. Jakarta
Tertarik mencoba aplikasi manajemen proyek Tomps?
